Chaque projet, grand ou petit, n’est jamais un long fleuve tranquille. À partir du moment où vous pensez « projet », tout peut arriver : vous dépassez le budget, votre planning déraille, votre prestataire ne tient plus ses engagements … Ne vous découragez pas ! Voici 3 étapes majeures d’une bonne gestion de projet qui vous permettront de faire face à l’imprévu. Et donc, de minimiser les risques.

Étape 1 : identifiez les risques

Un risque est une probabilité. Celle d’un événement qui se produit pendant un projet et qui affecte d’une manière négative ce dernier.

Pour l’éviter, faites une liste de tout ce qui peut arriver de néfaste sur votre project. Le plus souvent, ces risques sont liés :

• au budget. Le budget initial peut être dépassé ou bien les problèmes sont de l’ordre du financement;
• au planning. Le planning initial n’est pas respecté ;
• aux ressources. Les intervenants ne sont pas disponibles ou manquent de qualifications. Votre prestataire ne respecte pas le contrat ;
• au périmètre. La nouvelle technologie utilisée pose des problèmes. Le livrable produit par le projet ne correspond pas aux critères de qualité établis… .

Une fois ces risques listés, vous aurez un 360 pour démarrer votre projet et assurer sa pérennité dans le temps.

Étape 2 : analysez-les

Regardez cette liste… Oui, elle peut être longue ! Vous pensez déjà à arrêter le projet ? No stress ! Tous les risques ne se valent pas. Pour le constater, mieux vaut les analyser afin de mieux les appréhender :

• analysez leur probabilité de survenance. C’est-à-dire, d’analyser si l’évènement est fort probable, moyennement probable ou peu probable ?
• analysez leur impact potentiel sur le projet. L’évènement peut-il fortement impacter le projet et ses résultats ? Aurait-il un impact moyen ou faible sur celui-ci ?

Concentrez-vous sur les risques prioritaires. Ceux avec des probabilités et/ou des impacts forts et moyens sur le démarrage de votre projet. Ce sont ces derniers qu’il faut absolument vérifier.

Étape 3 : élaborez les réponses aux risques

Enfin, pour chacun des risques établis, et en priorité pour les risques aux probabilités d’impacts forts, réfléchissez à un scénario. Que feriez-vous si l’évènement se produit ? Vous verrez que plusieurs solutions s’offrent à vous. Parfois même où vous ne les attendiez pas.

Aussi, vous aurez le choix :
• d’éviter le risque. Empêcher un risque de se produire, peut prendre different forme. Cela peut se faire par exemple, en utilisant une technologie connue et testée par vous et vos équipes ;
• d’atténuer le risque. Faire un sorte que le risque ait le moins d’impacts possibles sur le projet. A cela, de nombreuses solutions existent. Par exemple, en vous assurant d’avoir un deuxième prestataire en back up, au cas où votre prestataire principal ne tiendrait pas ses promesses ;
• de transférer le risque. Cela signifie de déléguer ce risque, en payant quelqu’un pour accepter ce risque à votre place. Le cas de figure le plus courant est dans la contractualisation d’une tâche, dont vous n’avez pas les qualifications, avec un prestataire ;
• d’accepter le risque. Si vous ne pouvez ni l’éviter, ni l’atténuer, ni le transférer, vous n’avez pas d’autre choix que de l’accepter. Continuer votre projet est encore ici, la meilleure chose à faire. C’est LA meilleure option pour les risques à probabilité et à impact faible.

Avec ces 3 étapes, vous êtes donc armées pour continuer votre projet en toute confiance. Faites cet exercice en phase de planification de votre projet. Cela vous permettra d’être prêtes à affronter les imprévus. N’oubliez pas, en cours de projet, de revoir votre liste des risques. Notamment pour la mettre à jour avec les nouveaux risques identifiés.

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